Guidestyring og bemanning
Tilordne guider til turer og aktiviteter direkte i Bilberry. Systemet viser hvem som er tilgjengelig, hvem som allerede er booket, og hvor det er hull i bemanningen. Guidene dine får tilgang til sin egen timeplan gjennom et eget guidegrensesnitt i Bilberry, med all informasjon de trenger om kommende turer: antall gjester, spesielle behov, oppmøtested og tidspunkt. Du slipper manuell koordinering over SMS og e-post.
Utstyr og kjøretøy med reell kapasitet
Bilberry lar deg definere utstyret og kjøretøyene dine med faktiske kapasitetsbegrensninger. Har du tre RIB-er med ti seter hver? Systemet vet det, og begrenser bookinger deretter. Det samme gjelder kajakker, sykler, hester, busser eller annet utstyr. Tilgjengeligheten oppdateres automatisk når bookinger kommer inn — på tvers av alle salgskanaler.
Kapasitetskontroll som faktisk fungerer
Mange bookingsystemer lar deg sette et maksantall gjester per tur. Bilberry går lenger. Du kan knytte kapasiteten til faktiske ressurser — guider, utstyr og lokasjoner — slik at systemet automatisk beregner hva som er mulig. Hvis en guide er booket på en annen tur, trekkes kapasiteten fra. Hvis en båt er ute av drift, justeres tilgjengeligheten. Ingen manuell oppdatering nødvendig.
Prosjektkort og dagsoversikt
Prosjektkort i Bilberry gir deg alt du trenger å vite om en enkelt tur eller aktivitet: hvem som er booket, hvilke guider som er tildelt, hvilket utstyr som brukes, og eventuelle spesialbehov. Dagsoversikten viser alle turer og ressurser for en gitt dag, slik at du og teamet ditt har full kontroll fra morgen til kveld.
Timelister og tilgjengelighet
Guidene dine kan registrere timer og tilgjengelighet direkte i Bilberry. Du får oversikt over hvem som har jobbet når, og kan planlegge bemanning basert på reelle data. Det forenkler lønnsadministrasjon og sikrer at du har nok folk til å dekke bookingene dine.
Praktiske eksempler fra bransjen
En kajakk-operatør på Helgelandskysten har 20 kajakker, fire tandemkajakker og to guider. I høysesongen kjører de tre daglige turer. I Bilberry definerer de hver kajakk som en ressurs med kapasitet, og knytter guidene til turene. Når en turist booker fra nettsiden, trekkes en kajakk automatisk fra lageret. Når guidene er opptatt, vises ikke flere avganger som tilgjengelige. Operatøren slipper å oppdatere regneark manuelt — systemet gjør det i sanntid.
En RIB-safari-operatør i Lofoten har tre båter med ulik kapasitet: en med åtte seter, en med ti og en med tolv. Hver båt krever sin egen skipper. I Bilberry knyttes båtene til spesifikke avganger, og kapasiteten beregnes automatisk basert på hvilke båter og skippere som er tilgjengelige. Hvis en båt er til service, fjernes den midlertidig fra tilgjengelige ressurser, og bookingwidgeten viser kun reell kapasitet.
Samspill med booking og distribusjon
Ressursstyringen i Bilberry er ikke et isolert verktøy — den er kjernen i hele bookingsystemet. Når en booking kommer inn via online booking på nettsiden din, fra en agent i partnernettverket, eller gjennom OTA-kanaler som GetYourGuide og Viator, oppdateres ressursene i sanntid. Kapasiteten trekkes fra riktig båt, guide eller utstyrsenhet, uavhengig av hvor bookingen kom fra. Det eliminerer risikoen for overbooking og gir deg trygghet om at det kundene ser i bookingwidgeten alltid stemmer med virkeligheten.
Mottar du store gruppehenvendelser som krever ekstra ressurser? Med gruppebookinger i Bilberry kan du reservere guider, utstyr og kjøretøy direkte i tilbudet du sender til kunden — og systemet sørger for at disse ressursene ikke blir dobbelttildelt.
Sesongplanlegging og fleksibel drift
Aktivitetsbedrifter i Norge lever med store sesongvariasjoner. I Bilberry kan du justere tilgjengelige ressurser etter sesong: legg til ekstra guider og utstyr i høysesong, og reduser i roligere perioder. En hundekjørings-operatør i Finnmark som har 40 hunder og seks sleder om vinteren, men kun tilbyr vandreturer med hund om sommeren, kan enkelt konfigurere ulike ressurspooler for hver sesong. Systemet tilpasser seg driftsmodellen din, ikke omvendt. Du kan også sette opp varsler for lav kapasitet, slik at du blir gjort oppmerksom før ressursene er fullt utnyttet og kan vurdere å legge til ekstra avganger.
Hvem passer det for?
Ressursstyring i Bilberry er laget for aktivitetsbedrifter som håndterer fysiske ressurser og bemanning: RIB-operatører, kajakksentre, fjordcruise, hundekjøring, guidede turer, dykkesentre og mer. Om du har to guider eller tjue, gir systemet deg oversikten du trenger for å drive effektivt. Bilberry brukes i dag av over 400 operatører som hver dag koordinerer guider, utstyr og kapasitet uten regneark.
Vil du se det i praksis?
Book en demo med teamet vårt. Vi viser deg hvordan ressursstyringen i Bilberry kan spare deg for tid og gi deg bedre kontroll over driften din.