Fra henvendelse til bekreftet booking
Gruppebookinger starter ofte med en e-post eller et skjema: «Vi er 25 stykker som vil på RIB-tur i juni.» I Bilberry oppretter du en forespørsel, setter sammen et tilpasset tilbud med riktig pris, tidspunkt og kapasitet, og sender det direkte til kunden. Kunden kan godkjenne og betale i ett steg. Hele prosessen er sporbar i systemet — ingen e-posttråder som faller mellom to stoler.
Skreddersydde tilbud til bedrifter og agenter
Mange aktivitetsbedrifter selger til bedriftsmarkedet, skoler, turoperatører og agenter. Bilberry lar deg lage tilpassede tilbud med egne priser, inkluderte tillegg og spesielle betingelser. Du kan sende tilbudet som en profesjonell lenke kunden kan åpne, se detaljene og bekrefte. Det gir et polert inntrykk og sparer deg for manuelt arbeid.
Gruppehåndtering med full oversikt
Når en gruppe er booket, har du full oversikt i Bilberry. Du ser antall gjester, kontaktperson, spesielle behov, betalingsstatus og tilknyttede ressurser. Trenger gruppen ekstra guider eller utstyr? Du ser det direkte i prosjektkortet. Må du dele gruppen på to båter? Systemet håndterer det. Alt på ett sted, uten regneark ved siden av.
Partner- og agentnettverk
Bilberry har et innebygd partner- og agentnettverk der andre Bilberry-brukere kan selge dine opplevelser — og du kan selge deres. Agenter og turoperatører kan booke direkte i systemet med avtalte priser og provisjoner. Kapasiteten oppdateres i sanntid, og du har full kontroll over hvem som selger hva. Det er en effektiv måte å nå nye kundegrupper uten ekstra manuelt arbeid.
Betaling og depositum for grupper
Gruppebookinger har ofte andre betalingsbetingelser enn vanlige bookinger. I Bilberry kan du konfigurere depositum, delbetalinger og faktura per tilbud. En bedriftskunde som booker teambuilding for 40 ansatte kan for eksempel betale 30 % ved bekreftelse og resten 14 dager før arrangementet. Faktura sendes automatisk fra systemet, og du ser betalingsstatusen direkte i oversikten. Det betyr mindre purring og bedre likviditet gjennom sesongen. Du kan også tilby ulike betalingsmetoder — kort, Vipps eller faktura — avhengig av hva som passer for kundegruppen.
Konkrete bruksområder
En RIB-safari-operatør i Svolvær mottar jevnlig forespørsler fra cruiseskip som legger til kai med 200-300 passasjerer. Operatøren trenger å sette opp flere samtidige avganger med ulike båter og skippere. I Bilberry oppretter de et skreddersydd tilbud med fire avganger fordelt over formiddagen, knytter riktige båter og guider til hver avgang, og sender tilbudet som en profesjonell lenke til cruiseselskapets agent. Agenten bekrefter og betaler i ett steg, og alle ressurser reserveres automatisk.
En guidet vandring-operatør i Jotunheimen håndterer grupper fra både skoler og bedrifter. Skolene vil ha enkle pakker med fast pris per elev og krever faktura til kommunen. Bedriftene vil ha fleksible opplegg med lunsj, transport og egne guider. I Bilberry kan operatøren opprette to helt forskjellige tilbud fra samme system, med ulike priser, tillegg og betalingsbetingelser, uten å måtte bruke separate verktøy.
Kobling til ressurser og online booking
Gruppebookinger i Bilberry er tett koblet til ressursstyring. Når du oppretter et tilbud for en gruppe, reserverer systemet de nødvendige guidene, båtene eller utstyret. Disse ressursene trekkes fra tilgjengelig kapasitet, slik at de ikke selges til andre gjester gjennom online booking eller OTA-kanaler. Du slipper å manuelt blokkere plasser i kalenderen. Når gruppen er bekreftet, frigjøres eventuelle overskytende ressurser automatisk for andre bookinger.
Hvem passer det for?
Gruppebookinger og skreddersydde tilbud i Bilberry passer for aktivitetsbedrifter som jevnlig mottar henvendelser fra grupper, bedrifter, skoler eller agenter. Om du arrangerer teambuilding, selskapsarrangementer, guidede turer for cruisegjester eller bedriftsopplevelser — dette verktøyet er laget for deg. Mange av Bilberrys 400+ kunder bruker gruppebookinger som en vesentlig del av omsetningen, spesielt operatører i populære turistdestinasjoner.
Se hvordan det fungerer
Book en demo med teamet vårt, så viser vi deg hvordan du kan håndtere gruppebookinger og skreddersydde tilbud mer effektivt med Bilberry.